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Access親子テーブル構造データベースで販売管理データベースを作る


 Accessで販売管理データベースを作っていく様子を動画にしました。親子テーブル構造を意識して作っていきます。 親テーブルに取引全体のデータを保存し、子テーブルに商品一点一点の取引データを保存します。 親テーブルと子テーブルはリレーションシップで結ぶことで一体として動作します。

 親子テーブル構造にすることで、一件の取引レコードに、複数の商品の注文レコードをリンクさせて管理することができます。 動画の例ではカメラのレンズを販売する店舗をイメージしてデータベースを作成しているのですが、一人のお客さんが数種類の商品を一度の取引で購入することに対応しています。 購入できる商品の点数に制限はありません。私が以前作成した、こちらのページで紹介している販売管理データベースですと、注文テーブルの設計の都合上一度の取引で 管理できるのは10点の商品までに限られます。10点までの商品購入にしか対応できないのか、制限なしでいくつの商品購入でも対応できるのかは決定的な差です。 ぜひ親子テーブル構造のテータベースを理解してい頂きたいです。

 このページでは YouTubeのモザイクアートチャンネルの動画をもとにAccessの使い方を解説していきます。 気に入った方はモザイクアートチャンネル に移動し、チャンネル登録、高評価ボタンをお願いします。

 動画中で作成したAccessファイルをダウンロードできるようにしました。各動画の説明欄にダウンロードリンクを配置しましたので、そちらからダウンロードしてください。
 zip形式の圧縮ファイルにしましたから、ダウンロードした後、右クリックメニューからすべて展開としてください。Access2019で作成したファイルですが、Access2007以降であれば開くと思います。







Access販売管理 親子テーブル編①【概要説明、下準備】

 Accessで販売管理データベースを作る動画です。販売管理データベースという題目でやっていくのは今回で3回目になります。 これまで作ったものとは根本的なデータベースの構造が異なりますので、改めて作り直したものになります。

 1回目の販売管理データベースでは受注テーブルの1レコードに商品1から商品10までの10点までの商品の注文をまとめて入力できるというものでした。 受注テーブルの設計で10点まで商品を入力できるようにしましたので、分かりやすさでは優れていると思うのですが、やや強引な印象がありす。 一件の注文レコードで10点まで商品を登録できる構造になっているのですが、 10点に満たない場合は空欄が保存され保存容量の無駄になりますし、10点を超える場合は対応できないという何とも不格好なデータベースです。

 今回はこれらの問題点を解決することが出来ています。受注テーブルの1レコードに登録できる商品の数に制限はありませんし、保存容量が無駄になることもありません。 その代わり、データベース全体の構造は分かり難いものになっていると思います。Accessの基礎をある程度理解された後にご覧いただくことを想定しています。

 2回目の販売管理データベースはExcelとリンクしたAccessデータベースの解説となっています。Excel VBAの解説に重きを置いてしまったので、Accessの解説という感じにはなっていません。 Excel VBAの詳細な解説となってしまい、Accessを勉強したい方には相応しくない動画シリーズとなってしまったと思います。 今回の動画シリーズではExcelは使用しませんし、AccessについてもVBAを使用することはなく、テーブルやクエリ、フォーム、レポート、マクロといったモジュール以外のオブジェクトを使用してデータベースを作成していきます。 特に、フォームやレポートで、商品一覧フォーム、商品一覧レポートをメインフォーム、メインレポートに埋め込んでいく構造にする説明は他ではあまり見かけない解説になっていると思います。 このような構造にすることで一気に実用的なデータベースにすることができたと思っていますので、そのあたりに注目してご覧頂ければと思います。

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Access販売管理 親子テーブル編②【リレーションシップで結ばれたテーブルとフォームを作成】

 注文テーブルと個別注文テーブルを作成し、これらを一対多リレーションシップで結んだ後にフォームを作成することで、一つのフォームから二つのテーブルにレコードを入力することができるようになりました。

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Access販売管理 親子テーブル編③【フォームの中に一覧フォームを埋め込む】

 注文フォームの中に個別注文一覧フォームを埋め込みました。

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Access販売管理 親子テーブル編④【オートルックアップクエリで単価、数量、小計を表示】

 オートルックアップクエリを作成し、商品一覧に単価が表示できるようにしました。単価と数量を掛け合わせて小計の表示もできるようになりました。

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Access販売管理 親子テーブル編⑤【合計金額と合計数量を表示】

 一覧フォームのヘッダー部分に合計金額と合計数量を表示できるようにしました。

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Access販売管理 親子テーブル編⑥【オートルックアップクエリで顧客番号から氏名を表示】

 注文テーブルに顧客名を入力していましたが、顧客番号を入力する仕様に変更しました。顧客番号を入力すれば、オートルックアップクエリで住所、氏名、電話番号が表示される仕組みを作りました。

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Access販売管理 親子テーブル編⑦【オートルックアップクエリをフォームに表示】

 顧客番号を入力すれば、住所、氏名、電話番号が表示できるフォームを作成し、そのフォームに注文一覧を表示するフォームを埋め込みました。

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Access販売管理 親子テーブル編⑧【顧客入力フォームを作成】

 顧客テーブルを入力するフォームを作成しました。顧客テーブルは既にふりがなの自動入力と郵便番号から住所の自動入力ができる状態になっていました。これらの機能の作成方法は以下のページの動画を参照してください。

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Access販売管理 親子テーブル編⑨【商品フォーム、メニューフォームを作成】

 商品テーブルの入力フォームを作りました。続けて、アプリケーション起動時に自動で表示されるメニューフォームを作りました。

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Access販売管理 親子テーブル編10【納品書レポートを作成】

 納品書レポートを作成しました。

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Access販売管理 親子テーブル編11【納品書レポートのデザイン修正】

 納品書レポートのデザインを修正しました。

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Access販売管理 親子テーブル編12【納品書レポートを印刷】

 納品書レポートをボタンクリックで印刷できるようにしました。

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Access販売管理 親子テーブル編13【請求書レポートを作成】

 請求書レポートを作成しました。納品書レポートをコピーして作りましたから、手早く作ることができました。

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Access販売管理 親子テーブル編14【領収書レポートを作成】

 請求書レポートと請求書未発行クエリをコピーして領収書レポートを作成しました。既存のレポートやクエリをコピーして作りましたので、あっという間に完成しました。

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Access販売管理 親子テーブル編15【納品書、請求書、領収書の発行チェック】

 納品書、請求書、領収書の発行済チェックを入れるための分割フォームを作成しました。分割フォームは左右に分割するレイアウトにしました。

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Access販売管理 親子テーブル編16【売上集計、今月と先月】

 今月の売上金額と先月の売上金額をボタンクリックで出せるようにしました。

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Access販売管理 親子テーブル編17【売上集計、毎月の一覧表示】

 毎月の売上金額一覧表をボタンクリックで出せるようにしました。

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Access販売管理 親子テーブル編18【毎月の商品ごとの売上クロス集計】

 毎月の商品ごとの売り上げをクロス集計しました。

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Access販売管理 親子テーブル編19【年ごと、月ごとの売上クロス集計】

 年ごとに、月ごとの売上をクロス集計しました。

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Access販売管理 親子テーブル編20【サブデータシート付けて最終回】

 年月の売上クロス集計表にサブデータシートを付けました。

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